Szeretnéd elérni, mégsem sikerül?

Szeretnéd elérni, mégsem sikerül? – a költségoptimalizálás 5 alapelve

A gond ott szokott kezdődni, hogy a költségek mindig képesek önállóan is növekedni, míg a bevételed növekedéséhez aktív közreműködésedre van szükség.

Ez nem csak a vállalkozásodban igaz, hanem a családi költségvetésedben is. Mit is állítok? Azt, hogy a költségeket optimalizálni nem csak vállalkozóként kell, hanem magán emberként is. Most elsősorban Neked, mint vállalkozónak szól írásom, de az alapelveket érdemes átültetni a gyakorlatba a családi kassza esetén is.

Definíciója szerint az optimalizálás szó a következőket jelenti: “A legjobb állapot illetve cselekvés kiválasztására alkalmas eljárás, valamely előre meghatározott kritérium alapján.”. Vagyis optimalizálni annyit tesz, hogy a legjobb hatásfokra törekedni, tökéletesíteni.

A nyugati vállalati kultúrában természetes, hogy szakértőket fogadnak a költségoptimalizáláshoz, hiszen pontosan tudják, hogy ennek díja bőségesen megtérül. Itthon azonban ez még nem elfogadott, a KKV-k nagy része erre nem szán pénzt, ez már luxus-kategóriájú kiadásnak számít. Pedig rengeteget spórolhatnának vele. Ehelyett megpróbálnak saját maguk eligazodni az információk tengerében. Ha Te is így vagy ezzel, akkor most adok egy kis segítséget gondolataid elindításához…

Milyen alapelvek fontosak a költségekkel kapcsolatosan az optimalizáláshoz?

1.Legyenek pontosan kitűzött céljaid!

Más módszerekre van szükséged, ha hosszútávon jól működő, profitábilis céget akarsz felépíteni és másokra, ha gyorsan és sok pénzt akarsz kivenni a cégből. Általánosságban az a tapasztalatom, hogy azok a cégvezetők, akiknek nyereséges, mindig megújulni és fejlődni képes vállalkozásuk van, azok ezeket pontosan megtervezik, kiszámolják. Sőt, időről időre újrakalkulálják a dinamikusan változó helyzethez és lehetőségeikhez képest.

Ennek függvényében nagyon sok kérdés felmerülhet, ez általában menni szokott, de többnyire itt meg is áll a vállalkozók nagy része.  Pedig a termelés és értékesítés optimalizálása még nem a teljes megoldás.

Családi kassza esetében mindez a tudatos gondolkodás és döntés alapkövét jelenti. Itt is pontosan meghatározott célok kellenek ahhoz, hogy ezek szolgálatába tudd állítani a költségeidet.

2.Pontosan át kell látnod a költségeidet!

Ez nem könnyű, hiszen rengeteg mindenre fizetsz ki kisebb-nagyobb összegeket. Vállalkozások esetében gondolhatnád, hogy a legegyszerűbb mindezt a könyvelőre bízni. Hiszen úgyis lekönyveli a költségeket és a kimutatásokból azok nyomon követhetők. Biztos?

A pontos szerkezet megismerésére a legjobb módszer, ha csoportokba sorolod a költségeidet!

Ugyanez igaz a családi büdzsére is. Akkor látod pontosan, mire és mennyit költesz, valamint azt, hogy jók-e ezek az arányok, ha csoportosítod a költségeidet.

3.Az előző pontból következik az újabb elv.

Nagyon fontos, hogy ne csak horizontálisan, hanem vertikálisan, vagyis mélységében is pontosan ismerd a költségeidet! Ha már működő vállalkozásod van, akkor több időt fog igényelni a dolog, hiszen visszamenőlegesen kell elkészítened az ennek megfelelő kimutatást a költségeidről. Szükséged van erre ahhoz, hogy lásd, milyen költségeid nőttek vagy csökkentek és ennek volt-e kimutatható hatása az eredményességetekre. Üzemanyag, rezsi, képzések, fluktuáció, bérleti díjak, beruházási költségek – mind-mind pénznyelő automatává tud válni észrevétlenül. Nézd meg, mi az, amin változtatnotok kell.
Itt lehet az a pont, ahol érdemes szakértő tanácsadó(k) segítségét igénybe venned. Ugyanis, hacsak nem vagy időmilliomos és profi pénzügyes, HR-es, könyvelő, adószakértő, coach, tréner és logisztikai szakember egy személyben (hogy csak néhányat említsek), akkor korántsem biztos, hogy pontosan tudod majd, hol a hiba és azon hogyan lehet változtatni. Tapasztalataim alapján ez az a pont, ahol a vállalkozók nagy része azt mondja, hogy “erre nekem nincs időm”…

Otthoni költségvetésed esetében, ha eddig nem vezettél pontos nyilvántartást, valószínűleg a visszamenőleg adatrögzítéssel lesznek gondjaid. De hidd el, ha elkezded felírni a legapróbb kiadásokat is, megfelelően csoportosítva, rengeteg pénznyelőre bukkansz majd. Ezeket felszámolva máris képes leszel megoldani egy-egy problémát, amikre eddig nem jutott pénz…

4.Legyen befektetői szemléleted!

Ez azt jelenti, hogy a költségek szükségesek a működéshez és a növekedéshez. De minden költségednek meg kell térülnie! Az elején említett pontos célok szolgálatába állítsd a kifizetéseket, ezeket pedig tekintsd befektetésnek. Vagyis minden kifizetett forint ki kell termelje önmagát ÉS az általad elvárt profitot. Az optimalizálás nem egyenlő a költségcsökkentéssel!

Itt van még egy nagyon fontos dolog, ami hozzá tartozik a befektetői szemlélethez. A költségoptimalizálással megnyert pénzt fektesd be! Ha épp nincs semmilyen aktuális projekt, akkor olyan befektetésbe, ami addig is hasznot (hozamot) termel a pénzre, amíg megtalálod a helyét.

Ugyanez igaz a családi kasszára is. Abban is lesznek felesleges kiadások és lesznek olyanok, amik a céljaitok elérését szolgálják még úgy is, ha többet áldoztok erre, mint eddig. Az alapszabály, hogy mindig különböztesd meg a kiadások során a szükségest és a kívánatost, és ezt rendeld alá a céljaidnak!

5.Alakíts ki a cégedben tulajdonosi szemléletet!

Ez a legnehezebb, sőt, minél nagyobb a céged, annál nehezebb. Talán nem is érted, hogy kerül ez ide, a költségoptimalizálás témaköréhez. Munkatársaid valószínűleg nem költenék el azokat a pénzeket vagy nem annyit, ha a saját vállalkozásukról lenne szó. Ha Te is az 50-es korosztály vagy, esetleg idősebb, akkor még emlékszel a szlogenre, hogy “miénk a gyár”. Vitte is mindenki, amit csak lehetett. Az adófizetők pénzén eldorbézolt költségvetési tételek mindenkiben felháborodást generálnak, de ugyanezt nem érzik akkor, amikor a cég pénzét költik.

Hogyan tudod ezt kiküszöbölni?

Több módszer együttes hatásaként. Ha utasítások helyett bizalmat adsz munkatársaidnak, akkor a megfelelő eszközökkel, információkkal és jutalmazási rendszerrel önmaguktól is meg fogják tenni, amit csak lehet. Beszéljük át közösen, hogyan érd el, hogy munkavállalóid úgy bánjanak a vállalkozásod pénzével, mintha a sajátjuk lenne…

Hogyan néz ki mindez a gyakorlatban?

A kezdeti lépéseket meg tudod tenni Te is, de azt gondolom, hogy legelőször a fejedben legyenek helyén a dolgok ezzel kapcsolatban. Vonatkozik ez a kifizetett költségekre, a költségszerkezetre, a célokra, valamint a jövőhöz, a pénzhez és a munkatársaidhoz való hozzáállásodra. Ameddig ez nincs rendben, egyetlen szakértő sem tud majd valós segítséget adni, hiszen a szükséges lépéseket Neked kell megtenned!

Ugyanez vonatkozik a családi költségvetésedre is. Sokaktól hallom, hogy nem tud megtakarítani, nem jut egyről a kettőre. Ugyanakkor sokan még azt sem tudják pontosan megmondani, hogy mennyi a villanyszámlájuk, nemhogy azt pontosan, hogy mire mennyit költenek. Csak azt tudják, hogy éppen elég a pénzük hó végéig vagy talán ki is futnak belőle addigra. Csakhogy a családi kassza tele van csapdákkal és pénznyelőkkel. Az első lépés a rendbetételéhez és a fejlődéshez a részletes kimutatás vezetése a kiadásokról. A második lépés az, hogy mi mindenen vagytok hajlandók változtatni. Teljesen mindegy, hogy mit mond akár a világ legjobb tanácsadója, ha Te nem teszed meg ezeket a lépéseket!

Keress minket! Szakértőink segíthetnek Neked rendbe tenni a pénzügyedet és ezáltal elérheted a céljaidat és egy minőségileg magasabb színvonalú életet.

Dönts tudatosan és erősödj meg pénzügyileg!

 

Czirákiné Kocsis Mónika